Электронный документооборот Электронный документооборот - это комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот – это схема единого механизма “безбумажного производства”.Также эта организацонно-техническая схема обеспечивает контроль над потоком документов в организации. Основная функция электронного документооборота – обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, накопление и управление знаниями. Электронный документ, созданный с помощью средств автоматизации документооборота, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый в системе в виде файла соответствующего формата, значительно упрощает работу с большими объемами информации. Система электронного документооборота состоит из следующих компонентов: Хранилище атрибутов документов, предназначенное для хранения “карточки” - набора полей, характеризующих документ. Хранилище самих документов, возможны два варианта: хранение в файловой системе или специализированном хранилище. Уровень бизнес-логики, включающий в себя: управление документами, поиск, маршрутизация и контроль исполнения, отчетная система и администрирование.
Основные свойства электронного документооборота Однократная регистрация документа. С целью повышения оперативности и сокращения времени движения документов возможно параллельное исполнение различных операций. Непрерывное движение документа. Эффективная система поиска документов. Резервная система отчетности, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.
Преимущества использования электронного документооборота переход к более удобному, быстрому и экономному безбумажному юридически- действующему документообороту усовершенствование процедуры подготовки, подачи/доставки, учёта и- сохранения документов, их аутентификация, целостность, конфиденциальность и неопровержимость криптографическая защита информации (электронных документов) при их- передачи открытыми каналами минимализация финансовых рисков за счет повышения конфиденциальности- информационного обмена документами экономия ресурсов за счет использования оперативного электронного архива- возможность быстрого поиска и пересмотра электронных документов, а также- определение их юридической силы по ЭЦП значительное сокращение процедуры подписания договоров, оформления и подачи- налоговой и финансовой отчётности быстрый и надёжный обмен электронными документами с партнерами,- контрагентами независимо от отдаленности адресата
Компания SI BIS давно и успешно внедряет системы электронного документооборота на базе IBM Lotus/Domino . Подобные системы успешно внедрены во многих украинских банках , страховых компаниях и энергетических компаниях . |
